Iratkezelési funkciók gyűjteménye

Elektronikus iratkezeléssel kapcsolatos szavakat gyűjtöttem csoportokba az alábbiakban.

Érkeztetés:

• beérkezés dátuma
• küldő
• címzett
• átadó
• átvevő
• beérkezett irat forma (levél, csomag, stb.)
• sztornózás

Iktatás:

• szignálás (ügyintéző szervezet, ügyintéző személy meghatározása)
• ügyintézés határideje
• Fő és alszámos iktatási szám, vagy csak alszámos (alszámos pl.: dátum/iratsorszám)
• sztornózás (visszaküldés az érkeztetőhöz újra szignálásra)
• digitális aláírás

Iratbeolvasás:

• Ügyirat kiválasztása Iktatási szám szerint
• szkennelés (szkenner lefoglalása elosztott iratbeolvasás esetén)
• Jogosultsághoz kapcsolódó szövegkitakarások elvégzése
• szöveg kiemelések elvégzése
• megjegyzések elhelyezése az irat képén

Szervezeti hierarchia:

• szervezeti egységek felépítése
• ügyintézők szervezeti egységekhez rendelése
• különböző szervezeti egységekben dolgozó ügyintézőkből összeállítható ideiglenes vagy állandó munkacsoportok

Üzleti logika:

• szervezeti egységek, ügyintézők közötti átadások, munkafolyamatok szabályzása (pl.: érkeztetett irat kihez kerüljön, ki kaphat másolatot, stb.)
• jogosultsághoz kötött feladatkörök (pl.: jóváhagyás, visszautasítás, digitális aláírás, stb.)
• dokumentumok útjának nyomonkövetése (szervezeti egység, ügyintéző, állapot)
• Meghatározott utat bejárt dokumentumok kezelése és kimutatása (pl.: lezárásra váró ügyiratok, ügyintézőnkénti elintézett ügyiratok száma, stb.)
• Ügyintézési határidő jelzése